EFEKTIVITAS PENERAPAN APLIKASI E-SURAT DALAM PENGELOLAAN ARSIP DI DINAS KETAHANAN PANGAN DAN PERTANIAN KOTA SURABAYA

Abstract

Abstraksi

Pemanfaatan teknologi dalam penyampaian informasi telah diterapkan di bidang kearsipan, termasuk dalam pengelolaan surat masuk, surat keluar, disposisi, dan penemuan kembali arsip. Namun, masih ditemukan berbagai kendala, seperti ketidaktelitian petugas dalam menyortir surat, penempatan arsip yang tidak sesuai, dan keterlambatan penyampaian surat ke unit kerja. Hal ini terjadi karena kurangnya pemahaman petugas tentang pentingnya korespondensi dan kecenderungan menunda pekerjaan. Penelitian ini bertujuan untuk mendeskripsikan efektivitas penerapan aplikasi e-surat dalam pengelolaan arsip di Dinas Ketahanan Pangan dan Pertanian Kota Surabaya. Metode yang digunakan adalah deskriptif kualitatif dengan teknik pengumpulan data melalui observasi, wawancara, dan dokumentasi. Analisis dilakukan dengan pendekatan ITPOSMO (Information, Technology, Process, Objective and value, Staff and skill, Management and structure, Other). Hasil penelitian menunjukkan bahwa aplikasi e-surat telah membantu pengelolaan arsip menjadi lebih rapi, transparan, dan efisien. Proses administrasi sudah terdigitalisasi dengan alur kerja jelas, tujuan sejalan dengan prinsip e-Government dan Smart City, serta didukung oleh SDM yang cukup terampil dan struktur organisasi yang baik. Walau masih ada tantangan seperti kebutuhan pelatihan lanjutan dan penguatan infrastruktur, sistem ini sudah cukup efektif. Aplikasi e-surat menjadi bagian penting dari transformasi digital pelayanan publik menuju sistem pemerintahan berbasis elektronik (SPBE) yang modern, responsif, dan terintegrasi.

Abstract

The use of technology in information delivery has been applied in the field of archives, including in the management of incoming mail, outgoing mail, disposition, and archive retrieval. However, various obstacles are still found, such as staff inaccuracy in sorting mail, improper archive placement, and delays in delivering mail to work units. This occurs due to lack of staff understanding about the importance of correspondence and the tendency to postpone work. This research aims to describe the effectiveness of implementing the e-mail application in archive management at the Food Security and Agriculture Office of Surabaya City. The method used is descriptive qualitative with data collection techniques through observation, interviews, and documentation. Analysis was conducted using the ITPOSMO approach (Information, Technology, Process, Objective and value, Staff and skill, Management and structure, Other). The research results show that the e-mail application has helped archive management become more organized, transparent, and efficient. Administrative processes have been digitized with clear workflows, objectives aligned with e-Government and Smart City principles, and supported by sufficiently skilled human resources and good organizational structure. Although there are still challenges such as the need for advanced training and infrastructure strengthening, this system is quite effective. The e-mail application becomes an important part of digital transformation of public services towards a modern, responsive, and integrated electronic-based government system (SPBE).